Entenda a importância da gestão documental para a sua empresa

Toda empresa gera um grande volume de documentos em sua administração, e eles surgem conforme a quantidade de negociações, contratações, demissões, recolhimento de impostos, entre outras atividades. É diante desse fato que a gestão documental se torna um processo impactante para a companhia, não podendo ser ignorada pelos gestores de organizações de qualquer tamanho.

Com o intuito de conscientizar nossos leitores sobre a importância do tema, bem como auxiliá-los a realizar uma gestão documental mais eficiente, desenvolvemos este artigo que explica o conceito desse termo e a sua relevância, além de listarmos algumas dicas de como fazer a gestão na prática. Confira!

O que é a gestão documental e qual a sua importância?

A gestão documental consiste em um conjunto de técnicas, processos e ferramentas aplicados sobre os papéis que a empresa recebe, emite ou gera, com a finalidade de organizar melhor as informações, bem como identificá-las e controlá-las. Atualmente as empresas utilizam a tecnologia para torná-la eficiente, já que graças à tecnologia o uso de espaço é reduzido drasticamente.

Essa é uma prática importante para a empresa, já que a desorganização aumenta os riscos fiscais e trabalhistas e a probabilidade de perdas e de exposição de conteúdos sigilosos. Ademais, a boa gestão documental, especialmente utilizando a tecnologia a seu favor, garante vantagens relevantes, como:

  • maior produtividade e velocidade na localização dos documentos;
  • preservação da segurança dos dados;
  • padronização;
  • redução de gastos com documentos físicos;
  • ganho de espaço físico.

Como fazer uma gestão documental eficiente?

Invista na tecnologia

A primeira e mais importante dica é não se limitar somente à gestão documental física. A tecnologia está cada vez mais presente nas empresas graças à economia de custos, simplicidade, agilidade, entre outros benefícios fornecidos. Na gestão de documento, não será preciso de grandes espaços físicos com armários para arquivar seus documentos.

Muitas empresas, como as do ramo e tamanho da NATURA, geram uma volumosa quantidade de documentos, entretanto, elas conquistam uma grande economia de espaço ao utilizar a tecnologia como uma aliada.

Estabeleça um local específico para guarda

Em um primeiro momento, é necessário estabelecer um lugar onde serão armazenados os documentos. Isso deve ser feito tanto para os documentos físicos quanto para os digitais. Essa pode parecer uma tarefa simples, mas é fundamental que a guarda seja feita de forma estratégica e considere os seguintes aspectos:

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  • os documentos mais acessados devem ser alocados em um local de fácil acesso;
  • os menos acessados devem ser armazenados em um lugar de pouco acesso;
  • o local deve contribuir para a preservação do documento, reduzindo chances de perda e desgaste, por exemplo.

Desenvolva um índice para os documentos

Diversas organizações acabam guardando-os sem fazer qualquer tipo de indexação, deixando-os espalhados em diferentes locais, o que gera problemas e atrasos no momento de localização do documento.

Os índices são classificações que objetivam aumentar a eficiência na hora de encontrá-los e reduzem riscos de perda. Um exemplo de indexação é a alfanumérica, consistindo em letras e números que classificam as categorias.

Categorize os documentos

A categorização é outra forma que auxilia na procura e no armazenamento dos documentos, tornando a rotina mais ágil e produtiva. Há diversas formas de separá-los, e alguns exemplos são:

  • por datas;
  • por clientes;
  • por tipos de documento;
  • por finalidade;
  • por grau de sigilo.

Por exemplo, pode-se separar os documentos por natureza em diferentes pastas, de modo que se cria uma pasta para documentos fiscais e, dentro dela, subdivisões para notas fiscais, guias de recolhimento, livros fiscais etc.

Utilize pastas e caixas com identificação

Outra tática que facilita a identificação é utilizar etiquetas, códigos numéricos ou de barras, entre outras combinações em fichários ou pastas de modo que cada codificação determine um tipo de documento. Isso também é possível de ser feito no armazenamento digital, já que as pastas em que estão os documentos podem ser nomeadas.

A boa gestão documental aprimora os processos empresariais de forma generalizada, sendo importante a aplicação da tecnologia para a maximização dos benefícios, independente do tamanho ou ramo do negócio.

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